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Préparez votre plateforme Magento pour les soldes : anticiper et planifier ses ressources


par Maxime et Robin, développeurs web au sein de l’Agence Dn’D

Les soldes constituent une étape cruciale en matière de performances pour les E-Commerçants car elles sont l’occasion d’accroître les ventes, d’acquérir de nouveaux clients et de réaliser de belles opérations commerciales. Cela dit, certains éléments imprévus peuvent se présenter, entraînant des revirements de situation : afflux massifs de clients potentiels causant l’instabilité de la plateforme, prix obsolètes ou non mis à jour dans les temps… Autant de points à prendre en compte avant de se lancer tête baissée !

En collaboration avec nos clients E-Commerçants, nous participons depuis plusieurs années à la préparation du lancement des soldes. L’expérience acquise nous permet aujourd’hui de mettre en évidence les problématiques rencontrées et les solutions qui les accompagnent, que vous découvrirez dans une série de trois articles destinée à vous guider pas à pas pour des soldes réussies sur Magento.

À travers ce premier article, nous vous présentons les ressources essentielles à mobiliser pour une organisation de vos soldes optimale !

Effectuez un listing de vos actions

Cette étape peut paraître basique, mais elle est indispensable pour éviter les blocages lors de situations d’urgence. La première chose à faire est de s’organiser suffisamment à l’avance pour planifier l’ensemble des actions à déployer au sein de sa plateforme E-Commerce Magento. Il est donc nécessaire de lister l’ensemble des actions à mener lors des soldes à venir. Cela passe par une coordination des différents acteurs participant à l’élaboration de la plateforme E-Commerce : infogéreurs, développeurs, spécialistes du marketing et de la communication… Il sera alors nécessaire d’effectuer un état des lieux de la plateforme :

  • Quel volume de données est attendu ?
  • Mon applicatif est-il stable ?
  • Quelle est la capacité de charge de ma plateforme ?
  • Mon architecture serveur est-elle suffisamment dimensionnée ?
  • Des développements spécifiques sont-ils nécessaires pour l’opération commerciale à venir ?
  • Quels seront les délais de traitement humain et qu’en est-il des temps de traitement côté machines ?

 
L’anticipation de l’ensemble des points ci-dessus est essentielle. En étudiant tous les points bloquants éventuels, vous serez en mesure d’effectuer un état des lieux de votre plateforme E-Commerce afin de soulever diverses problématiques et d’éclaircir toutes les zones d’ombre. Cela nous amène à la prochaine étape : la planification des différents échelons à gravir, nécessaires pour être prêt le jour J.

Planifiez les tâches

Étant donné que les dates des soldes sont déjà inscrites dans tous les calendriers des acheteurs, il paraît évident pour un E-Commerçant de planifier ses tâches en conséquence. De ce fait, il est primordial de créer un rétro-planning en définissant le temps de traitement de chaque tâche avec leurs échéances. Bien entendu, chaque jalon est caractérisé d’une marge de manoeuvre pour être capable de prévoir les éléments imprévisibles.

Ici, la complexité réside dans l’estimation de chaque jalon, soyez conscient du chemin à parcourir en prenant en compte l’ensemble des paramètres pouvant ralentir la progression : une organisation solide est la clef !

Les temps incompressibles et les délais non-maîtrisés

La planification des actions pour le lancement des soldes contient du temps incompressible tels que les délais de traitement des différents imports ou encore des mises à jour de la donnée. Prendre conscience de ces temps et des délais non-maîtrisés vous permettra de sécuriser l’estimation de votre tâche en y ajoutant des temps de traitement obligatoires, ainsi qu’une marge d’erreur raisonnable afin d’absorber les éventuels retards. Pour ce faire, nous vous recommandons fortement d’élaborer une roadmap exhaustive pour limiter les situations risquées et les actions de dernière minute : une haute réactivité permet de gagner un temps précieux !

La mise en place d’outils de suivi adaptés

Un outil de suivi de projet est indispensable pour contrôler l’évolution du chantier et collecter toutes les informations relatives au traitement des tâches. Il en existe des milliers, mais les fonctionnalités que l’on retrouve sont souvent classifiées en 4 catégories :

  • Planification : cela regroupe la gestion des deadlines, le respect des timings ou encore le lien entre l’ensemble des tâches souvent présentées au travers d’un diagramme de Gantt
  • Gestion des ressources : on parle ici de l’ensemble des collaborateurs avec les informations qui leurs sont propres (numéro de téléphone, mail, skype..)
  • Gestion des tâches : chaque création de tâche est détaillée, documentée et commentée par les administrateurs
  • Gestion du temps : les outils de gestion du temps permettent à tous les collaborateurs d’avoir une visibilité complète sur les échéances prévues et mises en place au sein de la structure.
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    Parmi la multitude d’outils de suivi disponibles, il est surtout important d’opter pour une solution qui réponde à vos attentes et qui soit performante pour vous aider à organiser le déroulement du projet via diverses fonctionnalités. Pour choisir la plus appropriée à vos besoins, posez-vous les questions suivantes :

  • S’agit-il de piloter des projets unitaires au coup par coup ?
  • Combien de corps de métiers le projet implique-t-il ?
  • Quel est le nombre d’équipes à mobiliser ?
  • Est-ce que les collaborateurs sont répartis sur plusieurs sites géographiques ?
  • Quels sont mes besoins en matière de collaboration et de communication ?
  • Quel type de tableau de bord de pilotage du projet est le plus adéquat ?
  • Quels types de reporting seront nécessaires ?
  • Comment est gérée la documentation disponible ?
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    La gestion et l’organisation des flux

    Une plateforme E-Commerce est enrichie par un grand nombre de flux de données : cela peut provenir d’un PIM par exemple, où des données relatives aux prix, aux catalogues ou aux promotions des produits vont venir compléter les informations déjà présentes. Le fait de lister l’ensemble de ces flux et d’établir des diagrammes permet de :

  • Gagner en visibilité concernant les échanges de données sur l’intégralité de l’écosystème E-Commerce (site de vente, ERP, PIM, logistique..)
  • Schématiser l’ensemble des processus des différentes étapes d’évolution de la donnée sur l’écosystème, des pré-requis à l’intégration de la donnée et des interdépendances
  • Valider le bon déroulement de la mise à jour de la plateforme E-Commerce
  • Mesurer à la fois le temps de traitement manuel et automatisé nécessaire à la mise à jour de la plateforme E-Commerce
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    Il est judicieux d’assigner un responsable pour le suivi du bon déroulement du projet. Ce dernier aura notamment pour objectif de traiter la gestion des flux, qui peuvent être de plusieurs natures :
     

  • Données produits (provenant en général depuis le PIM tel qu’Akeneo..)
  • Les notions de stock (gérées via un ERP tel que Marello, Sage X3, SAP..)
  • Les intégrations de prix à l’image de la donnée brut du prix produit (provient également d’un ERP)
  • Les données clients (en provenance d’un CRM qui échange des données avec Magento)
  • Les interfaces commandes : elles effectuent des mouvements descendants à destination de la logistique, des mouvements ascendants vers l’ERP et représentent notamment les flux de synchronisation des statuts de commande (pour ne citer qu’eux)
  • Les flux dédiés aux promotions et aux règles de prix catalogue induisant des modifications de prix selon certains critères (dates, caractéristiques, produits..)
  • Les flux dédiés à l’intégration de contenus statiques (création de pages ou blocs CMS..)

Les différents flux pouvant interagir avec une plateforme E-Commerce Magento

L’ajustement de vos différents modules

Les soldes mettent à rude épreuve votre plateforme Magento. Afin d’aborder cette période de pression commerciale dans les meilleures conditions, il est judicieux de lister les modules qui y sont installés et qui pourraient nécessiter des ajustements en amont, dans le but de préparer votre site au mieux. L’objectif est d’anticiper les développements et les éventuelles mises à jour de modules communautaires afin d’optimiser et de stabiliser la plateforme, de manière à lancer les soldes proprement et d’éviter un raté technique. Ces modules concernent :

  • La livraison : Owebia, SoColissimo
  • Les méthodes de paiement : Adyen, Ogone, PayPlug
  • La communication et le marketing : en particulier les sliders et les notifications push
  • L’envoi de mail : Mailchimp, Sendinblue
  • Les moteurs de recherche : Algolia, Elastic Search
  • La gestion des règles de prix panier et de catalogue
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    De manière générale, l’amélioration globale de la plateforme du côté des modules se compose d’une vérification technique et fonctionnelle à réaliser avant de les installer. En effet, auditer les modules communautaires est la meilleure méthode pour être sûr de ne pas installer des solutions techniques qui alourdissent le code, qui ne répondent pas exactement à ce qui est recherché ou encore qui nécessitent des surcharges. En pesant le pour et le contre de chacune de ces parties, vous trouverez alors un compromis, qu’il s’agisse d’un module communautaire ou d’un développement personnalisé, moins onéreux sur le long terme.

    Prendre contact et transmettre l’information aux partenaires

    Assurer une communication permanente avec l’ensemble des partenaires et/ou des prestataires est une étape simple et complexe à la fois. Ce problème de coordination est encore plus fréquent lors du lancement des soldes, dû au stress et aux enjeux d’une telle période, ce qui peut entraîner un blocage de la chaîne de production. Ainsi, l’importance de cette étape réside dans le fait de prévenir l’ensemble des prestataires et des partenaires pour coordonner leurs actions, de manière transparente et complète, tout au long du projet.

    L’intérêt du RACI à cette étape est très important puisque personne n’est oublié et la liste des interlocuteurs à contacter en fonction des différentes problématiques est clairement définie. Aussi connu sous le nom de RAM (Responsability Assignment Matrix) ou RACI (Responsible Accountable Consulted and Informed), cela permet de gagner un temps considérable lors de la clarification des rôles et des responsabilités de chacun. Ainsi, on y retrouve un tableau à double entrée, au sein duquel une première colonne liste les différentes tâches à effectuer et une première ligne présente les membres de l’équipe. Chaque cellule représente l’état de responsabilité de chacun selon 4 niveaux :

  • Responsible – Il réalise
  • Accountable – Il supervise et rend des comptes
  • Consulted – Il conseille
  • Informated – Il est informé
  • Exemple de RACI (source : toolshero.com)

    Préparez par la même occasion une liste de l’ensemble des intervenants directs ou indirects de votre projet. Outre l’identification claire, nette et précise des personnes ou entités qui vont être utiles pour le lancement de vos soldes, cette liste sera très pratique pour la prise de contact et la transmission de l’information à vos partenaires.

    Conclusion

    Vous l’aurez compris, l’anticipation et la planification de l’ensemble de ses ressources représentent l’élan parfait pour se lancer dans une période de soldes intensive. Cela permet notamment de sécuriser sa plateforme E-Commerce et de la tenir prête pour accueillir des phases de haute affluence, de quoi booster vos ventes significativement. Une fois cette étape franchie, découvrez les développements à opérer afin de préparer au mieux votre plateforme Magento pour les soldes !
     

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