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Tout savoir sur la montée en version de votre PIM Akeneo !

DND - MEV Akeneo PIM

par Sylvain, Responsable d’offres PIM à l’Agence Dn’D

Les montées en version de votre solution PIM sont indispensables pour assurer la pérennité de votre plateforme E-Commerce et la qualité de vos processus métiers concernant la gestion de votre catalogue produits. Lorsqu’elles sont bien réalisées, les montées en version de votre solution PIM vous permettent de disposer d’une plateforme E-Commerce plus réactive face aux évolutions du marché, de gagner en compétitivité et d’éviter toute anomalie relative à la gestion de vos données produits et de votre catalogue. Akeneo publie une nouvelle version de sa solution PIM chaque année. Ces évolutions apportent de nouvelles fonctionnalités et des changements majeurs, indispensables pour répondre aux besoins croissants des acheteurs en ligne.

Expert en E-Commerce et partenaire historique d’Adobe Commerce (Magento Commerce), Dn’D est le spécialiste incontournable de la solution Akeneo PIM. À partir de notre expérience dans l’accompagnement de e-marchands, nous souhaitons vous aider à comprendre l’importance d’effectuer les montées en version régulières de votre solution Akeneo PIM.

La perte de support de l’éditeur

Comme tous les éditeurs, Akeneo PIM prévoit une date de fin de support sur son périmètre applicatif. Le support est assuré sur la dernière release majeure (= Long-Term Support ou LTS) dont la fréquence de publication est annuelle. Pour faire simple, à chaque date de sortie, une version majeure est maintenue jusqu’à 2 ans.

DND - Support Akeneo PIM

Les différentes versions d’Akeneo PIM et l’état de leur support

Une dette technique qui se creuse

Plus on s’éloigne de la version up-to-date, plus la montée en version sera lourde. La dette technique s’explique de 2 façons :

1. La portabilité des usages natifs,
2. Les développements spécifiques obsolètes.

Dans le cas des améliorations des fonctionnalités natives, nous avons par exemple les médias, qui auparavant étaient gérés en simple attributs puis en PAM (= Production Asset Management), pour désormais profiter d’enrichissement plus complets.

Les entités référentielles, elles aussi, ont apporté un gain de qualité et de temps considérable pour les utilisateurs métier. Convertir des listes de valeurs à choix simples ou multiples en entités référentielles peut s’avérer être un bond en avant. Cependant, plus cette opération prend du temps à être effectuée,plus il y aura de reprise et de redressement de données à réaliser.

Les développements spécifiques obsolètes, quant à eux, s’expliquent par le fait que votre plateforme Akeneo PIM ne cesse de s’enrichir de nouvelles fonctionnalités. Par conséquent, si votre version date de quelques années, il est fort probable que vous ayez fait développées spécifiquement des features importantes pour satisfaire les besoins des équipes métier, mais il est aussi possible que ce besoin soit désormais absorbé par la couverture applicative de façon native.

L’évolution de la plateforme d’Akeneo PIM en 5 ans

Revenons sur les différentes optimisations apportées aux versions d’Akeneo PIM au fil du temps, concernant les changements de dashboards, la gestion des médias au sein de l’outil et le contrôle de la qualité des données.

Les dashboards

Voici le dashboard qui s’affichait lorsque vous vous connectiez à la plateforme d’Akeneo PIM version 1.7 en 2016 :

DND - Akeneo PIM version 1.7

Le dashboard d’Akeneo PIM 1.7

 
En 2018, l’éditeur a apporté une vision beaucoup plus épurée via une version 2.3 :

DND - dashboard Akeneo PIM 2.3

Le dashboard d’Akeneo PIM version 2.3

 
En 2021, Akeneo PIM a dévoilé sa version 5.0, qui se compose d’un tableau de bord plus intuitif et user-friendly :

DND - dashboard Akeneo PIM 5.0 2021

Le dashboard d’Akeneo PIM 5.0 2021

 

La gestion des médias

En 2016, la gestion des images sur Akeneo 1.7 était fastidieuse et chronophage :

DND - gestion des images Akeneo PIM 1.7

La gestion des images dans Akeneo PIM 1.7

 
Avec sa version 2.3 sortie en 2018, l’éditeur a apporté quelques améliorations pour permettre aux e-commerçants de gérer leurs images avec plus de précision et de facilité :

DND - gestion des images dans Akeneo PIM 2.3

La gestion des images dans Akeneo PIM 2.3

 
En 2021, la version 5.0 d’Akeneo PIM permet d’assurer la gestion de la totalité des médias par familles :

DND - Gestion des images dans Akeneo PIM 5.0
 

La gestion des images dans Akeneo PIM 5.0

 

Le contrôle de la qualité des données produit

L’arrivée de la solution Akeneo PIM au sein du marché E-Commerce en 2013 constituait déjà une révolution pour les e-commerçants concernant la gestion de leurs données produits et leurs catalogues. En faisant un bond en arrière, nous observons que certaines fonctionnalités de l’outil ont grandement évolué, notamment concernant le contrôle de la qualité des données produit. En effet, en 2016, le contrôle de la qualité des données produit était plutôt succinct :

DND - Fonctionnement Akeneo PIM 1.7
 

Extraction, enrichissement et diffusion de la donnée produit dans Akeneo PIM 1.7

 
En 2018, un écran vous permettant de comparer les complétudes par locales et canaux faisait son apparition :

DND - gestion données Akeneo PIM 2.3
 

Contrôle de la qualité des données produit dans Akeneo PIM 2.3

 
En 2021, la complétude est optimisée avec des recommandations et un suivi détaillé de la Data Quality :

DND - Data Quality Akeneo PIM 5.0
 

Dashboard de la Data Quality dans Akeneo PIM 5.0

Prenons un cas concret !

Supposons qu’une entreprise du retail ait mis en place un PIM il y a 4 ans. Cette dernière dispose alors d’un PIM Akeneo version 1.7.

Les besoins remontés par les équipes de l’entreprise synthétisés dans le cahier des charges sont les suivants :

1. L’équipe achat souhaite pouvoir donner accès à une partie de ses fiches produits (les données techniques notamment) à l’ensemble de ses fournisseurs.

2. L’équipe qualité a besoin de déposer des documents PDF (fiches techniques, notices, garanties..) concernant certaines familles de produits, directement au sein de la plateforme E-Commerce de l’entreprise.

3. L’équipe marketing/produit a pour objectif de développer rapidement de nouvelles gammes, en déclinant des produits déjà existants selon différents critères (couleurs, tailles, matières…)

4. L’équipe conception/rédaction souhaite automatiser certains champs descriptifs en concaténant certains attributs.

5. L’équipe IT doit être en mesure de contrôler facilement le passage des flux depuis l’ERP vers le logiciel inStore et vers le site E-Commerce de l’entreprise.

6. Les descriptions de certains produits nécessitent des unités de mesures spécifiques (exemple : résistance des matériaux, consommations énergétiques particulières..)

7. L’équipe merchandising a besoin de pouvoir associer des produits entre eux pour gérer le cross-sell de façon réciproque (A → B + B → A).

8. Le marketing groupe désire porter du contenu sur les marques vendues et sur des certifications précises.
 

Ces besoins sont cohérents avec les problématiques rencontrées par de nombreux retailers.
Pourtant, à l’époque, des choix ont dû être faits :

 

1. Création d’utilisateurs, de rôles, d’arborescences et de règles spécifiques codées en YAML, impliquant des développements spécifiques et une maintenance lourde (technique et fonctionnelle).

2. Un attribut a été créé par typologie de média, éventuellement avec des attributs descriptifs à la famille de produit. Des éléments personnalisés additionnels ont aussi été mis en place pour contrôler les documents.

3. Pour éviter des exports de produits XLSX (duplication sous excel puis ré-import du XLSX), un bouton “dupliquer” a été ajouté en développement spécifique.

4. Les règles étant codées en YAML, celles-ci sont mises à jour dans le cadre de la TMA.

5. Les fichiers de logs ont été retravaillés, enrichis et extraits du serveur pour gagner en visibilité.

6. Les unités ont été codées en spécifique.

7. L’équipe merchandising doit effectuer le geste 2 fois : A → B et B → A

8. Un détournement a été défini pour que ce contenu soit créé dans une famille de produit bien spécifique “marque” afin de porter des attributs sur celle-ci, ainsi qu’une arborescence distincte, de manière à ce qu’elles qu’elles ne remontent pas comme des produits sur le site E-Commerce.
 

Grâce à Akeneo PIM version 5.0, le retailer peut : :

1. Utiliser l’outil “Onboarder”, qui permet de rationaliser le partage de l’information et la collaboration avec l’ensemble de ses fournisseurs. Le PIM associé à “Onboarder” permet aux e-commerçants et retailers de concevoir un accès à des portails dédiés pour chaque fournisseur, ce qui leur offre la possibilité d’y centraliser l’ensemble de leurs données produits dans les emplacements qu’ils souhaitent, de les vérifier, puis de les approuver simplement et rapidement.

2. Assurer la gestion des assets avancés avec des attributs dédiés.

3. Dupliquer des produits depuis l’interface de son PIM et les rattacher aux produits parents.

4. Disposer d’une interface graphique pour l’édition de règles automatiques.

5. Avoir accès à une interface de monitoring des différents connecteurs.

6. Créer de nouvelles familles d’unités directement depuis l’interface du PIM.

7. Quantifier les liens inter-produits (pondérés), qui sont désormais bi-directionnels.

8. Stocker du contenu factorisé sur plusieurs produits grâce aux entités référentielles (fiches couleur / marque / collection..)

Chacun des besoins listés précédemment sont directement couverts nativement par la version 5.0 d’Akeneo. Cela permet également de faire basculer votre PIM Akeneo vers un modèle SaaS, de façon à bénéficier de toutes les montées en version de façon transparente et de réduire la TMA à un simple accompagnement métier.

Maturité de la solution, maturité des usages

Outre l’évolution de la solution en elle-même, ce sont souvent les compétences et les exigences de vos équipes qui changent également. Après avoir utilisé Akeneo PIM pendant 1 ou 2 ans, de nouveaux besoins devraient apparaître sur des mécaniques d’enrichissement, des constructions de modèle de données, de la factorisation d’entités ou encore des exigences de qualité de données renforcée pour ne citer qu’eux.

C’est alors qu’il faut capitaliser sur les remontées internes et ne pas considérer une montée en version comme un simple déploiement technique, mais au contraire, comme l’opportunité d’optimiser le rendement de l’outil. Cela peut se traduire par quelques ateliers pour des projets de moins de 2 ans, ou être anticipé comme un chantier de refonte complète de l’outil pour des instances plus anciennes.

L’opportunité de passer en SaaS

Dans le cadre de la refonte de votre PIM Akeneo, il est primordial de se poser une question importante : est-ce que je souhaite maintenir du spécifique (via une instance PaaS ou un serveur dédié) ou bien utiliser une version full native en SaaS ?

Pourquoi se poser la question ? L’outil ayant évolué depuis votre précédente intégration, il y a de fortes probabilités pour qu’une solution (directe ou de contournement) soit désormais disponible pour couvrir les usages ayant nécessité des développements spécifiques à l’époque.

Deuxième raison : vos utilisateurs ont eux-mêmes évolué, ce qui signifie qu’ils seront certainement plus à même d’adapter leurs gestes aux best-practices plutôt que de demander des fonctionnalités supplémentaires en spécifique qui leur apportaient à l’époque un cadre connu, donc “rassurant”.

Conclusion

La montée en version de votre solution PIM vous permet d’être à jour dans les différentes versions d’Akeneo et sa politique de support, mais aussi de bénéficier des dernières fonctionnalités de l’outil, optimisant ainsi les performances de votre plateforme E-Commerce. Cela impacte bénéfiquement le socle technologique sur lequel repose votre plateforme E-Commerce puisque vous disposez d’outils derniers cris fonctionnant en totale synergie pour vous aider à atteindre tous vos objectifs de croissance. Chaque plateforme E-Commerce dispose de ses propres spécificités : ainsi, un projet de montée en version de solution PIM doit être mené rigoureusement, en tenant compte de toutes les caractéristiques de votre site e-commerçant, aussi bien techniques que fonctionnelles.

Premier Gold Partner d’Akeneo PIM au monde, l’Agence Dn’D compte dans ses équipes des développeurs et chefs de projet certifié(e)s de la solution de gestion d’information produits. N’hésitez pas à nous contacter via le formulaire ci-dessous pour discuter de vos projets PIM !



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