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Témoignage : Comment Lancaster optimise la gestion de son catalogue produit avec Akeneo PIM et PIMGento

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Premier de nos clients à avoir choisi d’intégrer la solution Akeneo PIM à sa plateforme E-Commerce sous Magento, Lancaster a toujours eu à coeur d’innover tant au niveau de ses produits que de sa stratégie digitale.
C’est pourquoi, lorsque nous leur avons proposé d’utiliser le PIM (Product Information Management) Akeneo pour optimiser la gestion quotidienne de leur catalogue produit il y a plus d’1 an et demi de cela, ils n’ont pas hésité une seconde.
Dans l’optique d’améliorer encore davantage l’utilisation d’Akeneo avec Magento, Lancaster a également été le premier à utiliser notre connecteur PIMGento développé spécialement pour que l’interaction entre les 2 solutions soit optimale.
Après plusieurs mois d’utilisation d’Akeneo, il nous semblait pertinent de revenir sur la genèse du projet et les bénéfices constatés au quotidien par les équipes. Nous avons donc interrogé Pauline Laurent, Responsable du site E-Commerce Lancaster Paris depuis 4 ans.

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Pouvez-vous vous présenter et présenter votre rôle au sein de Lancaster ?

Je suis Pauline Laurent, responsable du site E-Commerce de Lancaster depuis 4 ans. Je m’occupe, entre autres, de la création et de la maintenance du catalogue en ligne, du service client, de la facturation et de la gestion du stock.
Lancaster est une marque de maroquinerie française d’une vingtaine d’années, présente chez plus de 800 distributeurs multimarques, en corners grands magasins, dans des boutiques en propre et également sur internet depuis 2009. Nous travaillons en partenariat avec l’Agence Dn’D depuis 2010 et avec Akeneo depuis un peu plus d’un an.
L’équipe web a toujours suivi les évolutions technologiques et essaye d’être à la pointe de ce qui se fait sur internet et dans le domaine du E-Commerce (que ce soit techniquement, graphiquement et au niveau ergonomique). Nous sommes constamment en veille pour améliorer notre site sous Magento et son utilisation quotidienne.
La politique de Lancaster a toujours été de faire un maximum de choses en interne. Nous avons donc différents services qui interagissent pour le bon fonctionnement du site E-Commerce. Malgré cette envie, et face à l’activité croissance du site, nous avons décidé d’externaliser la logistique.

Pouvez-vous présenter le fonctionnement de votre site E-Commerce ?

Nous travaillons en mode multi-boutiques sur Magento Entreprise. Nous avons une boutique européenne et une boutique aux USA. Les deux boutiques n’ont pas les mêmes objectifs ni les mêmes produits en vente.
Les informations présentes sur le site proviennent de sources diverses (de l’ERP, du service photo, des différents fichiers CSV alimentés par les informations recueillies sur les produits physiques…).
Ces informations sont ensuite redirigées vers différents canaux (boutiques en ligne, logistique, Critéo, Google Shopping…).
Ces différents canaux ont des besoins spécifiques. Ainsi, il n’est pas intéressant d’envoyer toutes les informations à tous les canaux. Par exemple, notre service logistique n’a besoin que de la référence, l’EAN et le poids d’un produit. Par contre, le poids n’est pas utilisé par Critéo.
Par saison, nous avons environ 1200 références à créer et à enrichir.

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Quelles étaient les difficultés que vous pouviez rencontrer avant la mise en place du PIM ?

Avant la mise en place du PIM, la création de ces références se faisait à la main à grand renfort de copier/coller. L’exactitude de ces informations était soumise à des actions humaines, cela impliquait donc des erreurs, des incohérences et des oublis.
La création des fiches produits se faisait au fur et à mesure et pouvait prendre jusqu’à 2 mois selon les tâches à faire en parallèle.
La collection apparaissait donc sur le site au fil des jours. On était face à un manque à gagner important lorsque certains de nos concurrents ou revendeurs de la marque proposaient un produit non créé et indisponible à la vente sur notre site.
De même, dans le cas des soldes par exemple, nous devions mettre en maintenance le site la veille afin de changer les prix et de préparer la catégorie en promotion.

En quoi le PIM a amélioré la gestion de votre catalogue et quels ont été les premiers effets positifs ?

Actuellement, nous n’utilisons le PIM que sur le canal web (E-Commerce et e-marketing). Nous l’utilisons en lien avec Magento pour la gestion des catalogues produits des sites marchands et également comme connecteur avec les différents leviers de web marketing que nous utilisons (Google Shopping, Critéo…).
Les premiers effets positifs de la mise en place du PIM Akeneo, sont que, maintenant, nous avons une base d’informations communes propre et sûre sur laquelle nous pouvons nous reposer pour nos différents supports.
L’alimentation des sites E-Commerce, par exemple, est plus rapide. Il s’agit surtout d’une grosse charge de travail en amont de la mise en place de la collection. Une fois les informations collectées auprès des différents services, l’enrichissement des fiches produits peut se faire très rapidement.
Un autre point très positif, c’est la possibilité de modifier en masse les fiches produits et de répercuter ces modifications sur les différents canaux de manière quasi instantanée.

Comment le PIM a-t-il été adopté par vos équipes ?

Actuellement, le PIM est utilisé quotidiennement par 2 personnes au sein de notre équipe. De façon plus périodique, il s’agit de 5 personnes qui interagissent avec le module. Nous avons également mis en place une petite dizaine de flux automatiques entrants et sortants de la plateforme afin de l’alimenter ou de dispatcher les informations aux canaux.
Au sein de nos équipes, le PIM est une première révolution dans la gestion des données.

Comment décririez-vous la prise en main du PIM ?

Au niveau de la prise en main du PIM par nos équipes, c’est assez simple. Nous travaillons avec plusieurs niveaux de permission. Une partie de l’équipe ne s’occupe que de l’enrichissement des fiches produits et une autre partie travaille également sur le squelette du PIM et sur les imports/exports.
Le plus important lors de la mise en place du PIM, c’est de bien définir les besoins. La bonne définition des attributs, des canaux, des champs et des types de champs présents sur le PIM sont essentiels pour que l’évolution soit efficace.
Par exemple, dans notre cas, nous avions mal défini les champs qu’il fallait traduire/convertir entre le site Européen et le site Américain. Nous avons donc commencé avec des champs de type « Texte » pour des données correspondant à des mesures. Au fur et à mesure de l’utilisation du PIM, nous nous sommes rendu compte que ces champs seraient plus simples à utiliser s’ils étaient de type « Unité de mesure » avec conversion automatique des centimètres aux inch.
C’est un véritable travail en amont du projet pour optimiser l’enrichissement du catalogue.

Quelles sont les fonctionnalités du PIM que vous trouvez les plus intéressantes ?

À l’heure actuelle, pour moi, le vrai plus apporté par le PIM, c’est la visualisation graphique du taux d’enrichissement du catalogue.
Par exemple, pouvoir voir si les données obligatoires pour le fonctionnement de la logistique sont toutes renseignées. Pouvoir voir si les informations nécessaires au fonctionnement du site USA sont complètes. Pouvoir voir, sur la saison en cours, quelles sont les fiches pour lesquelles les photos sont manquantes, ou quel attribut il reste à renseigner avant que le produit puisse être créé sur notre back office.
En fonction des attributs obligatoires définis par canaux, on peut vite se rendre compte du taux de complétude de chaque référence et de l’ensemble du catalogue. Et, finalement, se rendre compte que pour un canal, tout est rempli (les fiches sont donc à 100% de complétude) et pour un autre, il manque les photos (les fiches sont à 91% de complétude).
Ce qui est très utile aussi, c’est la possibilité de filtrer les attributs. L’utilisation des filtres et des exports en CSV des données filtrées permettent aussi d’enrichir en masse le catalogue, et c’est une vraie révolution.
Finalement, l’utilisation du PIM permet une automatisation de beaucoup de tâches qui, avant, étaient manuelles et fastidieuses.
Pour certaines données, on évite aussi les erreurs. Le PIM permet aux différents utilisateurs finaux d’avoir les mêmes informations des bases sans risque d’erreur. (Par exemple, dans notre cas, le prix d’un produit provient directement du flux entrant de l’ERP, il est donc exact sur tous les canaux. Avant, il était recopié à la main et pouvait donc être erroné.)
Cela permet aussi de déléguer l’enrichissement du catalogue à plusieurs personnes qui ne touchent qu’à une partie des informations. Les photos sont, par exemple, alimentées directement par notre service photo.

Et que pourriez-vous nous dire de PIMGento ?

Lorsque nous avons mis en place le PIM Akeneo sur notre site internet, nous avons rencontré plusieurs difficultés lors des mises à jour des fiches produits avec Magento. Nous étions face à des lenteurs très importantes lors des imports. Pour l’importation initiale de l’ensemble des fiches produits en Septembre dernier, nous devions compter plusieurs heures d’import.
Lorsque l’Agence Dn’D a développé le connecteur PIMGento, ça a été une seconde révolution. Nous sommes maintenant capables de faire des modifications globales sur des fiches produits en quelques minutes.
Le process est complet et facile à prendre en main. Il s’agit d’étapes claires à suivre pas à pas.

Quelle est votre conclusion ?

Globalement, Akeneo est ergonomique et ne nécessite pas de connaissances techniques poussées. Nous sommes donc passés d’une gestion de catalogue archaïque et manuelle à une gestion rapide et automatisée qui nous laisse plus de temps pour travailler des contenus et des nouveautés à mettre en place sur nos sites.

Intéressé par la mise en place d’Akeneo pour votre site Magento ?

Participez et inscrivez-vous vite au Petit Déjeuner dédié que nous organisons le 17 Septembre à Paris (Attention, nombre de places limité) ou contactez-nous pour une présentation de nos solutions.

Retrouvez également notre conférence sur la mise en place d’Akeneo pour Lancaster lors du dernier Magento Live.

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